「忙しくてキャパオーバーしそう…」「やらないといけないことはたくさんあるのに、何から手をつけていいかわからない…」
こんなことはありませんか？
特に繁忙期は、次々と新しい業務が追加されて仕事が増える一方ですよね。
焦ってしまうとフリーズして頭が回らないこともあるかもしれません。
作らなきゃいけない資料があるのに、午後からは会議に出ないと…会議に出たら議事録を作らないといけないし、その後の調整もしないといけない…仕事が増える一方で処理が間に合わない！助けて！
今回は、多忙でピンチに陥ったときの対処法を順番に説明していきます！
仕事を効率よく進める方法
仕事を効率よく進めるためには、次の方法を順番に行っていくも効果があります！
1. やることリストを作成
2.仕事のスケジュールを立てる
3.スケジュール通りに実行する
4.隙間時間を有効活用する
5.8割で終わらせる
6.手伝ってもらう
それでは詳しく説明していきます！
1.やることリストを作成
忙しいときに立ち止まっている暇はない！と思われるかもしれませんが、こういうときこそ一度立ち止まってやるべきことを整理しましょう。
焦っていると頭から抜け落ちている事柄があるかもしれません。
なので、一度やるべきことを全て書き出して、やることリストを作成しましょう！
このとき、一つの仕事を細分化して考えると、より漏れがなくなるでしょう！
会議の開催という仕事なら…
・日程の調整
・会場の確保
・参加者に会議のお知らせ
・資料作成
・議事録作成
このように、一つの仕事を細かく見ていくと、作業手順が見えてきます！
2.スケジュールを立てる
やることリストを書き出したら、実際にスケジュール表に当てはめていきましょう。
仕事の重要度や締め切りの早さから、優先順位を決めていきます。
このとき、ゴールから逆算して予定を立てるといいですよ！
例えば…
⭕️月末あたりに会議を開催したい！
会議の1週間→資料の調整、確認
会議の2週間前→参加者にお知らせ
会議の3週間前→少しずつ資料を作成し始める
会議の1ヶ月前→日程調整&会場確保
このようにスケジュールを立てておくと、自分が今何をするべきか迷わなくなります！
また、急にやることが増えたら、逐一スケジュール表に書き込みましょう！
やることを可視化しておくことが、慌てず漏れなく仕事をするために大切です！
3.スケジュールを実行する
あとは作成したスケジュールのとおりに仕事をこなしていきます。
しかし、仕事は急に降って湧いたりするものなので、なかなか計画通りに進められないと思います。
もし、計画していた日にこなせなかった仕事があれば、スケジュールを次の日に移動させましょう。
頭で「次の日にやればいいや」と考えるだけでなく、スケジュール表でも次の日に予定を移しておきましょう。
締め切りまでの日数が目に見えることで、「まだ余裕があるから大丈夫」「締め切りが迫ってきたからそろそろ手をつけなくちゃ」など、判断することができます！
4.隙間時間を有効活用する
忙しいときは数分程度の僅かな隙間時間も有効活用しましょう。
数分後に用事があり集中して仕事に取り組めないときなどは、短時間でできる簡単な仕事に取り組むことをおすすめします！
例えば、
・メールチェック
・スケジュール確認
・簡単な入力
時間に余裕はあるけど気が散って集中できないというときにも、こういった簡単にできる仕事はおすすめです！
5.仕事を8割で終わらせる
仕事の完成度は8割を目指しましょう。
こだわって完成度を上げようとすると、その分時間が取られてしまいます。
良い仕事をしたいという気持ちもわかりますが、キャパオーバーしそうなくらい忙しいときは、他の仕事をおろそかにしないためにも8割程度の完成度で留めましょう。
どうしても完成度を上げたいと思ったら、他の仕事を終わらせてからもう一度取り掛かれば大丈夫です！
6.手伝ってもらう
どうしても手が回らないときは、他の人にも声をかけて手伝ってもらいましょう。
忙しい中手伝ってもらうのは気が引けるかもしれませんが、躊躇して仕事に支障が出ることの方が大変です。
手伝ってもらった後は、お礼をしたり、仕事が落ち着いてから今度は自分が手伝うなど、感謝の気持ちを忘れずにいることが大切です！
まとめ
今回は、忙しいときに効率よく仕事をする方法をご紹介しました！
忙しいときは焦ってパニックになってしまいがちなので、スケジュール表を作ってやるべきことを目に見えるようにしておくことが大切です。
頭の中が整理されて心も落ち着くはずですよ！
焦らず、落ち着いて進めていきましょう！
